Agent(e) Consulaire

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

La mission cherche à pourvoir un poste d'Agent(e) consulaire pour le programme des services consulaires, ainsi que divers postes d’Agent(e) qui pourraient surgir à la suite de ce processus de sélection.

Le poste d'Agent(e) consulaire est responsable de :

• Fournir des services consulaires (y compris l’aide d’urgence) à une mission diplomatique canadienne dans la circonscription consulaire de la mission ;

• Fournir des services de passeport et de citoyenneté ;

• Fournir des services juridiques et notariaux conformément à tous les règlements, lois et procédures canadiens, y compris la Loi sur la preuve au Canada et les lois provinciales ;

• Établir et maintenir des relations efficaces avec les autorités et les organismes du pays hôte et d'autres missions diplomatiques pour faciliter la prestation des services consulaires ;

• Administrer les programmes de recouvrement des coûts des services consulaires, les transferts de fonds et autres services financiers consulaires ;

• Soutenir le gestionnaire de programme dans la gestion des urgences, notamment dans la définition de mesures préventives pour soutenir les Canadien(ne)s voyageant ou résidant sur les territoires d'accréditation ;

• Fournir des services administratifs ;

• Répondre aux demandes de renseignements sur un large éventail de questions ;

• Et remplir d'autres fonctions.

Le poste d'’Agent(e) de services communs est responsable de :

• Fournir un ou plusieurs des services suivants dans une mission : Biens immobiliers ; Entretien des propriétés ; Gestion du matériel ; Contrats et approvisionnement ; Comptabilité et finances ; Coordination d’événements ; Ressources humaines.

• Fournir des conseils et des recommandations techniques aux clients internes et externes, ainsi que des conseils à la direction liés à la prestation des services demandés, et élaborer et recommander des améliorations ou des plans d'action au gestionnaire de programme afin d'améliorer l'efficacité, l'efficience et le rapport coût-efficacité des processus et des services.

• Documents et services : Rédiger divers documents, correspondance, rapports, présentations, notes de breffage et autres matériels, et tenir et examiner les données et statistiques relatives au domaine de responsabilité conformément à la politique de classification de la documentation.

• Préparer et soumettre les documents pour approbation et signature selon les procédures. Soutenir la planification dans le(s) domaine(s) de responsabilité et le développement associé des buts, objectifs et politiques opérationnels, ainsi que les solutions aux exigences des secteurs d'activité.

• Examiner et contribuer à l'élaboration et à la gestion du budget pour le(s) domaine(s) de responsabilité ; prévoir les dépenses et les autres besoins en ressources ; surveiller continuellement le budget ; aider à la négociation des contrats et, éventuellement, exercer et superviser les fonctions de gestion de la trésorerie.

• Recherche et analyse : Effectuer des recherches, suivre et évaluer les événements et les nouvelles locales, évaluer les questions et analyser les informations provenant de multiples sources qui peuvent affecter les services et produire des rapports complets et précis (graphiques, données, tableaux, etc.) pour interprétation et analyse par le gestionnaire.

• Réseautage et création d’alliances : Établir et entretenir un réseau de contacts avec les gouvernements locaux et étrangers, les prestataires de services, les fournisseurs, les organisations et agences ainsi que les industries locales pour échanger des informations sur les politiques, les réglementations, les procédures administratives, les tendances et les événements à l’échelle locale susceptibles, qui seraient d’avoir une incidence sur la prestation des services, et pour assurer la liaison sur les questions liées à la prestation de services.

• Peut jouer le rôle de point de contact principal pour les prestataires de services et les fournisseurs.

• Communication et services aux clients :  Coordonner et surveiller les réponses aux demandes de renseignements concernant les dossiers/services types, répondre aux demandes de renseignements non routinières, résoudre les problèmes et porter les plaintes à l'attention du gestionnaire, si nécessaire. Surveiller et s'efforcer d'améliorer l'efficacité, la sensibilité, le tact, la rapidité et la précision du service aux clients et peut donner de la formation et des conseils au personnel qu’il supervise et aux collègues de la mission.

• Comités et groupes de travail : Participer ou agir en tant que coprésident(e) dans les comités de mission et les groupes de travail.

• Supervision/Responsabilités : Coordonner le travail du personnel du programme dans le(s) domaine(s) connexe(s). Peut superviser directement le travail d'un ou de plusieurs postes d'assistant et le personnel non administratif, et de contractant(s), notamment en établissant des objectifs, en assignant et en contrôlant le travail et en effectuant des évaluations de gestion des performances connexes.

ZONES DE SÉLECTION

Ce processus de sélection est ouvert à tou(te)s les candidat(e)s résidant et légalement autorisés à travailler au Cameroun, y compris les employé(e)s de l’ambassade, les conjoint(e)s des employé(e)s canadien(ne)s et leurs enfants à charge âgés d’au moins 16 ans, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.

Veuillez noter que le Haut-Commissariat du Canada au Cameroun ne parraine ni directement ni indirectement les permis de travail.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures provenant des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur la base de leurs compétences, sans distinction d'origine ethnique, de croyance religieuse, de sexe, d'âge, d'orientation sexuelle, de handicap ou d'autre facteur. Notre organisation offre un lieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l'étranger s'engagent à promouvoir et à soutenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination, tout en encourageant et en soutenant les employés pour apprendre et développer leurs compétences.

QUALIFICATION ESSENTIELLES

Toutes les qualifications essentielles seront évaluées. Les méthodes d'évaluation et de sélection des candidats peuvent inclure, sans se limiter : la vérification des diplômes, des CV et des lettres de présentation, les entretiens, examens et tests pratiques; les présentations ou d'autres types d'évaluations.

Études

Ce poste requiert:

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    • Diplôme universitaire (au moins BAC+3) exigé en gestion, en droit ou dans un domaine connexe d'une université légalement reconnu(e).

Notez : Les candidat(e)s devront fournir une preuve de leurs études.

Langues

Les exigences linguistiques suivantes sont requises pour ce poste. Les candidat(e)s seront évalué(e)s formellement ou invité(e)s à fournir une preuve de certification de ces niveaux.

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    • Un niveau avancé (lecture, écriture, compréhension et expression orale) en anglais ou en français

    • Bonne* connaissance de la seconde langue officielle (expression orale, compréhension écrite et rédaction), lorsque l’une des deux langues est nettement prédominante chez le/la candidat(e).

*Le/la candidat(e) doit être en mesure de communiquer efficacement, à l’oral et à l’écrit, dans la seconde langue, sans entrave majeure, lors d’interactions avec la clientèle.

Expérience

L'expérience suivante est requise, afin d’exercer les responsabilités liées à cet emploi.

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    • Quatre (4) ans d'expérience professionnelle cumulée dans un rôle de service à la clientèle au sein d’une ambassade, un consulat, une organisation internationale ou un bureau menant un travail impliquant des affaires consulaires OU l'application d’un cadre règlementaire, des services à la clientèle ou toute autre expérience étroitement liée.

    • Expérience professionnelle dans l’utilisation de systèmes de gestion d’information ou de bases de données qualitatives et quantitatives.

    • Expérience professionnelle dans la préparation de divers documents, notes d’information et présentations, et dans l’écriture de correspondances et de rapports.

    • Expérience en supervision du personnel.

Expérience essentielle pour le poste d’Agent(e) consulaire :

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    • Expérience en communication avec le public, tant en personne qu’à distance (accueil, orientation, réponses aux demandes d’information, gestion de situations délicates).

Expérience essentielle pour le poste d’Agent(e) des services communs :

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    • Expérience en gestion logistique ou organisationnelle, incluant la coordination de rendez-vous, d’événements, de déplacements ou de services internes.

    • Expérience en gestion budgétaire.

Compétences

Toutes les compétences* seront évaluées et doivent être rencontrées avant l'emploi.

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    • Connaissances des logiciels MS Office 365.

    • Connaissances des procédures administratives et financières.

    • Pensée stratégique et prise de décisions.

    • Organisation et coordination incluant la coordination de priorités conflictuelles dans des délais serrés avec un minimum de supervision.

    • Souci de la qualité et du détail.

    • Initiative et Orientation vers l’action.

    • Communication écrite.

    • Interaction orale.

    • Réseautage et création d’alliances.

    • Approche axée sur le client incluant les clients en détresse.

    • Résilience et adaptabilité.

    • Jugement et discrétion.

*Pour plus d'information sur les compétences : Dictionnaire des compétences des ERP (LIEN)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT

La préférence pourrait être accordée aux candidat(e)s qui possèdent les qualifications constituant un atout. Les candidat(e)s doivent démontrer clairement comment ces qualifications ont été rencontrées, le cas échéant. 

Pour le poste d’Agent(e) consulaire :

• Expérience en vérification et traitement de documents officiels (passeports, actes d’état civil, certificats, lettres officielles, etc.).

• Expérience en gestion de cas consulaires, incluant l’analyse de dossiers, la prise de décisions selon les politiques en vigueur, et le suivi des demandes jusqu’à leur résolution.

• Expérience dans la prestation de services consulaires ou administratifs au sein d’une ambassade.

• Expérience en gestion de dossiers, incluant le traitement, le suivi et la mise à jour de la documentation.

Pour le poste d’Agent(e) des services communs :

• Expérience en coordination administrative, incluant l’organisation des activités, la gestion des priorités et la communication avec divers interlocuteurs.

• Expérience en ressources humaines, traitement de paie, gestion des congés.

• Expérience en approvisionnement et contrats. 

EXIGENCES OPÉRATIONNELLES

Les exigences opérationnelles sont évaluées selon un mode « satisfait/ne satisfait pas » et peuvent aider à déterminer la bonne personne pour le poste.

• Heures de travail : Les heures de travail normales pour ce poste sont conformes aux conditions d'emploi des employés recrutés sur place et de 37.5 heures par semaine.

• Heures supplémentaires : L’employé(e) pourrait être appelé(e) à faire des heures supplémentaires de manière occasionnelle et parfois avec court préavis.

• Déplacements : Ce poste peut nécessiter des déplacements occasionnels au niveau national et/ou international.

CONDITIONS D'EMPLOI

Les conditions d'emploi doivent être rencontrées ou respectées avant la nomination au poste. Ces conditions doivent être maintenues tout au long de la période d'emploi.

• Autorisation de travail valide : Capacité d'obtenir et de conserver une autorisation de travail valide couvrant la période d'emploi.

• Vérification de sécurité : Obtenir et maintenir un statut de cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui inclut une vérification des antécédents criminels et de crédit par le Gouvernement du Canada.

COMMENT POSTULER

Suivez les instructions ci-dessous afin que votre candidature puisse être considérée.

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction «Postuler en ligne». Seules les candidatures soumises via VidCruiter seront considérées, sauf si une raison valable est présentée et acceptée avant la date de clôture.

• Ne pas inclure de données personnelles telles que : âge, date de naissance, sexe, état matrimonial, situation familiale, religion ou une photo dans votre formulaire de candidature, CV, ni lettre de motivation (si requis). N'incluez que les informations pertinentes au poste comme demandé dans l'annonce de l'emploi ci-dessus.

• Vous devez démontrer clairement, en répondant aux questions de présélection, dans quelle mesure vous rencontrez les qualifications requises pour le poste.

• Vous devez fournir des exemples concrets et détaillés qui expliquent clairement où, quand et comment vous avez acquis la qualification. Affaires mondiales Canada ne peut faire aucune hypothèse sur vos études ni votre expérience. Aucune information supplémentaire ne sera recherchée au-delà de ce que vous soumettez dans votre formulaire de candidature en ligne.

• Les candidats peuvent être tenus de télécharger un CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents peuvent (ou non) être utilisés comme source secondaire pour valider les réponses aux questions de présélection.

• Les candidatures qui ne comprennent pas tous les documents ou informations demandés et/ou qui ne sont pas reçues avant la date limite seront rejetées.

• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur candidature en raison de difficultés techniques doivent les signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture.  Le non-respect de cette instruction entraînera le rejet de la candidature.

NOTES IMPORTANTES

Révisez les instructions suivantes avec soins.

• Seules les candidatures soumises dans l'une des langues officielles du Canada seront acceptées (anglais ou français).

• La communication pour ce processus sera envoyée par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que leurs coordonnées sont exactes et mises à jour le cas échéant.

• Les candidats doivent fournir une adresse courriel qui accepte les courriels d'utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur courriel, y compris le dossier  « spam ».

• Des vérifications de références peuvent être demandées pour les candidats.

• Veuillez noter que le Haut-commissariat du Canada au Cameroun ne rembourse aucuns frais de déplacement pour les entretiens/examens ni aucuns frais de relocalisation.

• Avant qu'une offre d'emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d'offre.

• Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, à commencer par le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à une étape quelconque du processus d’évaluation, veuillez communiquer avec nous à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Il peut s’agir, par exemple, d’une modification des conditions d’évaluation standard permettant à une personne en situation de handicap de démontrer ses capacités en éliminant les obstacles liés à ses besoins particuliers. Toute information reçue en lien avec une demande d’adaptation sera traitée de manière confidentielle.

• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir une ou plusieurs réserves de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps partiel ou à temps plein au sein de le Haut-commissariat du Canada au Cameroun, qui pourraient se présenter à la suite de l'achèvement de ce processus de sélection.

• Pour les citoyens/résidents canadiens et les Canadiens à double nationalité, veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l'Agence du revenu du Canada sur les implications fiscales possibles liées à un emploi avec le gouvernement du Canada.

• Le gouvernement du Canada a établi un salaire à multiples paliers de même que des conditions d'emploi des employés recrutés sur place selon l'environnement de travail local de chaque pays. Le gouvernement du Canada ne négocie pas les salaires. Des avantages compétitifs conformes aux pratiques locales de chaque pays sont également inclus dans l’enveloppe globale de rémunération.